Le Classeur est l'arborescence documentaire de l'organisation. Il sert autant à ranger qu'à décider qui voit quoi : la structure porte les permissions, et un dossier bien placé vaut mieux qu'une règle d'accès compliquée.
La règle d'héritage, en une phrase
Le premier niveau de l'arborescence porte la permission ; les sous-dossiers l'héritent. Un cadenas signale un accès restreint, qu'il ait été posé sur le dossier ou hérité de son parent. La portée effective est affichée en clair au-dessus du contenu : la sécurité doit se lire, pas se deviner.
Construire une arborescence lisible
- Décidez le premier niveau en fonction des accès, pas des thèmes : c'est lui qui protège.
- Descendez ensuite par sujet, par année ou par dossier client, selon la façon dont vous cherchez.
- Évitez les niveaux qui ne contiennent qu'un seul sous-dossier : ils allongent le chemin sans rien apporter.
- Désignez un gestionnaire par branche : la personne qui range doit pouvoir configurer.
Déposer des fichiers
- 1Ouvrez le dossier de destination.
- 2Glissez les fichiers dans la zone de dépôt, ou utilisez le bouton d'ajout.
- 3Suivez le statut d'indexation : un fichier peut être en attente ou différé pendant le traitement.
- 4En cas d'échec, utilisez la reprise proposée sur la ligne du fichier.
L'aperçu du contenu extrait est souvent vide, et c'est normal : le dossier peut être configuré pour l'archivage seul, le fichier peut ne pas être indexable, un scan peut ne pas avoir été reconnu, ou l'indexation peut simplement être en cours.
Déplacer un dossier sans ouvrir un accès
Un déplacement change l'héritage, donc potentiellement les personnes qui voient les documents. Si le déplacement élargit l'accès, Central refuse l'opération et affiche d'abord le détail : la portée avant, la portée après, et le volume concerné. Vous confirmez en connaissance de cause, ou vous choisissez une autre destination.
- Un dossier ne peut pas être déplacé dans son propre sous-arbre.
- Un déplacement qui restreint l'accès ne demande pas de confirmation : il ne crée aucun risque de divulgation.
- Après un déplacement, la permission effective des sous-dossiers est recalculée automatiquement.
La corbeille
- Supprimer un fichier le place dans la corbeille : le document est retiré de la recherche mais conservé.
- Une restauration remet le fichier et son volume à leur place.
- La corbeille est le bon réflexe en cas de doute : elle évite les suppressions définitives par précipitation.
Surveiller la qualité du Classeur
- L'onglet Audit centralise les erreurs d'indexation : c'est là qu'on voit ce qui n'est pas cherchable.
- Un dossier surveillé peut déclencher une automatisation à chaque arrivée de document.
- Les métadonnées renseignées sur une fiche rendent un document retrouvable même quand son titre est laconique.
Questions fréquentes
Qui peut créer ou configurer un dossier ?
Un administrateur, ou le gestionnaire désigné sur la branche concernée.
Un fichier déposé est-il tout de suite utilisable dans le chat ?
Non : il faut attendre la fin de l'indexation. Le statut affiché sur la ligne du fichier vous le dit.
Pourquoi mon dossier apparaît-il à la racine ?
Parce que son dossier parent ne vous est pas accessible. Vous voyez ce à quoi vous avez droit, remonté au niveau le plus haut visible pour vous.