Une automatisation est une mission qui se relance seule. Elle sert aux travaux réguliers dont personne ne devrait avoir à se souvenir : le point du matin, le contrôle des pièces entrantes, la synthèse du vendredi. L'écran part de modèles prêts à l'emploi, parce qu'un formulaire vide ne dit pas ce qu'on peut demander.
Les trois déclencheurs
| Déclencheur | Cadence | Cas typique |
|---|---|---|
| Planifié | Une heure, et des jours de la semaine. | Le point du matin, la synthèse hebdomadaire. |
| Dépôt de fichier | À chaque fichier arrivé dans un dossier surveillé. | Le contrôle des pièces entrantes. |
| Appel externe | Sur appel d'un système autorisé. | Un traitement lancé par un autre logiciel. |
Mettre en place une automatisation
- 1Choisissez un modèle proposé, ou décrivez une automatisation sur mesure.
- 2Donnez-lui un nom qui dit ce qu'elle produit, pas ce qu'elle est.
- 3Réglez l'heure et les jours, ou désignez le dossier à surveiller.
- 4Choisissez la forme du livrable : résultat écrit, document PDF ou tableur.
- 5Utilisez « Tester maintenant » pour vérifier le résultat avant de compter dessus.
Les modèles couvrent des besoins volontairement variés : revue matinale des documents entrés, revue du courrier, contrôle des arrivées, point hebdomadaire, rapport d'usage personnel, bilan d'équipe, alerte de consommation, synthèse de dossier, préparation de réunion, tri des priorités. Rien n'oblige à passer par un modèle : tout ce que vous pourriez demander dans le chat peut devenir récurrent.
Piloter au quotidien
- Un compteur indique les exécutions automatiques consommées dans le mois et le plafond autorisé.
- Une automatisation peut être mise en pause puis réactivée à tout moment.
- En cas d'échecs répétés, elle est mise en pause automatiquement et le motif est affiché : corrigez, puis réactivez.
- Chaque exécution produit une mission consultable dans la page Missions, avec son déroulé complet.
Autoriser un connecteur, un par un
Une mission automatique n'a personne devant l'écran : elle ne peut donc pas demander une confirmation. Les capacités sensibles s'autorisent donc en amont, sur une automatisation précise, et jamais globalement.
- Deux catégories sont distinguées visuellement : ce qui sort du réseau, et ce qui écrit dans vos données.
- L'autorisation est nominative : le nom de l'administrateur qui l'a accordée est conservé.
- L'autorisation est attachée à cette automatisation, pas à l'organisation entière.
- Une mission déjà lancée conserve les autorisations en vigueur au moment de son départ.
Faire relever une boîte mail
Une boîte peut être relevée pour préparer un point du courrier. La relève est directe, sans intermédiaire : les messages ne sont pas conservés et ne sont pas marqués comme lus, votre boîte reste telle que vous l'avez laissée.
- 1Renseignez un nom, le serveur de réception, l'adresse et le mot de passe.
- 2Utilisez de préférence un mot de passe d'application dédié plutôt que le mot de passe principal.
- 3Testez la connexion : les identifiants sont vérifiés immédiatement.
- 4Autorisez le connecteur de relève sur l'automatisation qui en a besoin.
- Le mot de passe est chiffré et n'est jamais réaffiché.
- Seuls des serveurs de réception explicitement autorisés par la plateforme sont acceptés.
- En cas d'erreur de connexion, le message d'erreur est affiché sur la boîte concernée.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le plafond mensuel d'exécutions est atteint ?
Les déclenchements suivants sont refusés jusqu'au mois suivant. Le compteur est visible en haut de la page.
Une automatisation peut-elle envoyer un courrier électronique ?
Seulement si un connecteur correspondant existe et a été autorisé explicitement sur cette automatisation. Par défaut, une automatisation lit et produit des documents.
Puis-je changer l'heure sans tout recréer ?
Oui, l'heure se modifie directement sur la ligne de l'automatisation.