Retrouver un document par son sens ou par un mot exact

Le problème : on ne cherche pas toujours de la même façon

Quand on cherche dans un fonds de documents, on a deux façons de procéder. Parfois on ne connaît pas les mots du document : on sait de quoi il parle, pas comment il le dit. On demande « les conditions de résiliation » et le contrat parle de « fin de contrat ». D'autres fois, on connaît le mot exact : un sigle, un numéro de dossier, une référence d'article, le nom d'un interlocuteur.

Une recherche qui ne regarde que le sens est excellente pour le premier cas et fragile pour le second. Un sigle ou un numéro n'a aucun sens à comprendre : soit le mot est dans le document, soit il n'y est pas. À l'inverse, une recherche qui ne regarde que les mots exacts rate tout ce qui est dit autrement.

Ce que Central fait maintenant

Quand vous cherchez dans les documents de votre organisation, Central regarde des deux façons en même temps. Il cherche les passages qui veulent dire la même chose que votre question, même avec d'autres mots. Il cherche aussi les passages qui contiennent les mots que vous avez tapés. Les deux listes sont ensuite fusionnées en un seul classement : un passage qui ressort des deux côtés remonte en tête.

Ce que vous voyez en résultat, ce sont des passages de vos documents, avec le document d'où ils viennent. Rien de plus que ce à quoi vous avez déjà droit : la recherche respecte les groupes et les permissions de votre organisation.

Comment s'en servir

Il y a deux endroits où la recherche travaille pour vous.

1. Pour explorer vos documents directement : ouvrez Connaissances dans le menu, puis l'onglet Rechercher, tapez votre recherche et lancez-la.
2. Pour travailler dans une conversation : dans le chat, activez la réponse avec vos documents avant d'envoyer votre demande.
3. Une fois la réponse produite, ouvrez le panneau des sources, à droite, pour voir les passages utilisés.
4. Comparez l'affirmation qui vous intéresse au passage cité avant de vous en servir.

Bien formuler sa recherche

• Pour retrouver un document précis, tapez un mot qui lui est propre : une référence, un nom, un sigle.
• Pour explorer un sujet, posez la question avec vos propres mots, comme à un collègue.
• Pour contrôler une réponse, demandez à Central de n'affirmer que ce qui figure dans les passages retrouvés et d'indiquer ce que les documents ne permettent pas de conclure.

Ses limites

Si aucun passage ne ressemble assez à votre question, ni par le sens ni par un mot, Central ne vous cite pas un passage sans rapport pour faire bonne figure. Vous obtenez moins de résultats, ou aucun. C'est un signal utile : reformulez avec les termes exacts du document, retirez un filtre trop étroit, ou élargissez la question.

Deux autres causes d'une recherche vide sont à connaître : l'indexation d'une source récente n'est peut-être pas terminée, et un document appartenant à un groupe auquel vous n'avez pas accès ne vous est pas montré.